Als de nieuwsbrief niet correct wordt weergegeven kunt u hier klikken om deze in uw browser te bekijken..

Abonnementen verwerking via Internet bij Theater Geert Teis

Theater Geert Teis in Stadskanaal heeft het afgelopen seizoen veel aandacht besteed aan kaartverkoop via internet. Daarbij is gebruik gemaakt van twee nieuwe modules van TRS, I-NET en I-WAIT. Robert Noppers, Hoofd Theateradministratie & Publiciteit, vertelt over zijn ervaringen en de betekenis voor het theater op de grens van Groningen en Drenthe:

Ouderwets

Theater Geert Teis is al een aantal jaren actief op internet. Sinds 2002 heeft het theater een eigen website. Het was toen al mogelijk om via internet kaarten te reserveren. Dat ging nog wel op de ouderwetse manier, waarbij er na reservering een e-mail binnenkwam bij de theaterkassa. De reservering werd vervolgens handmatig ingevoerd in de kassacomputer TRS. Dat moest anders, en dat kon anders.

Nieuwe website plus TRS I-NET

Bij BuyWays Internet BV in Groningen werd een nieuwe website ontwikkeld. De module TRS I-NET van LVP plus een eenvoudige ADSL-verbinding zorgden voor de rest. Klanten kunnen op onze website een voorstelling kiezen en worden automatisch doorgelinkt via de server van LVP naar onze kassacomputer. Er is direct zichtbaar welke kaarten zijn geselecteerd en de klant krijgt direct via e-mail een bevestiging van zijn reservering.

Groei on-line losse verkoop

Deze verbeterde werkwijze heeft direct z’n vruchten afgeworpen. Het aantal reserveringen via internet verdubbelde ten opzicht van het seizoen ervoor. Eén op de vier kaarten wordt nu via de website verkocht. Je kunt heel duidelijk zien dat voor bepaalde voorstellingen heel makkelijk via internet wordt besteld. Regelmatig zie je ook gebeuren dat als een artiest ’s avonds op TV is, 10 minuten later de reserveringen via internet binnenkomen. Dit succes zette ons er toe aan om ook in de voorverkoop in mei 2006 (bij het verschijnen van de nieuwe seizoenbrochure) reserveren via internet mogelijk te maken.

Voorverkoop

Bij de voorverkoop van Theater Geert Teis worden de kaarten toegewezen via loting. Dit gebeurt in twee rondes. Eerst worden de aanvragen van de donateurs ingevoerd in de module WAIT van TRS waarna de computer de kaarten toewijst. Vervolgens worden enkele weken later de aanvragen van de overige klanten ingevoerd en toegewezen. In het verleden kon men tijdens de voorverkoop alleen schriftelijk reserveren. Onze klanten kregen een seizoenbrochure met een gepersonaliseerd bestelformulier. Alle formulieren die werden ingeleverd, werden handmatig ingevoerd in de computer.

Voorverkoop on-line

Afgelopen voorjaar hebben we een grote stap vooruit gemaakt met TRS I-WAIT van LVP. Met deze software kunnen mensen ook digitaal kaarten aanvragen. De klanten krijgen een brochure, een gepersonaliseerd bestelformulier, plus een persoonlijk wachtwoord. Met dit wachtwoord kunnen ze via onze website inloggen op de server van LVP. Vervolgens kunnen ze hun reservering voor verschillende voorstellingen zélf invoeren in onze kassacomputer. Dat biedt diverse voordelen. Allereerst levert het grote tijdwinst op. Bovendien worden er minder fouten gemaakt (de klant is zorgvuldig terwijl het kassapersoneel tijdens het bulk-werk nog wel eens een keer een foutje maakt). Daarnaast maak je het de klant veel makkelijker om te reserveren (hij hoeft de deur niet meer uit) of om een bijbestelling te doen.

35% online in het eerste jaar

Met een zeer goed gevoel kijken we terug op de voorverkoop. De introductie van on-line reserveren was een groot succes. Ruim 35% van de reserveringen is binnengekomen via de website, zonder dat er veel promotie voor gemaakt is. Daarnaast hebben we meer nieuwe klanten gekregen dan in voorgaande jaren. En de werkdruk in de theaterkassa is sterk verminderd. Vroeger betekende de voorverkoop hectiek, drukte en van ’s ochtends tot ’s avonds formulieren verwerken. De kassamedewerksters zagen jaarlijks op tegen de voorverkoop. Dit seizoen was het anders. Telkens wanneer er een reservering via de website was gedaan, kwam er e-mailtje binnen bij de kassa. De hele dag door hoorde je een “ping” klinken als er weer een reservering binnenkwam. In relatieve rust werden gelijktijdig de traditionele bestelformulieren verwerkt.

Toekomst

Voor de voorverkoop in 2007 zijn er al weer nieuwe plannen. We gaan terug van twee naar één lotingsronde. Dit betekent dat de verwerking van formulieren kan worden gespreid over één lange periode ipv twee korte. Donateurs en klanten kunnen dan gelijktijdig bestellen (schriftelijk en digitaal), waarbij de donateurs wel hun voorrangsrecht behouden. Waarschijnlijk zullen ook nog wel meer mensen on-line gaan reserveren. De verwachting is dat het er volgend seizoen nog weer iets rustiger zal toegaan tijdens de voorverkoop. Ik en mijn collega’s uit de kassa kijken er nu al naar uit.

LVP Reserveringssystemen B.V.

Als u deze nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen kunt u hier klikken.

Als meer informatie wilt ontvangen kunt u hier klikken.